AUTOR: MESA DIRETORA
PUBLICADA NA GAZETA MUNICIPAL Nº 983 DE 18/12/2009
A CÂMARA MUNICIPAL DE CUIABÁ, no uso de suas atribuições exclusivas, aprovou e o Presidente, com base no artigo 16, IV da Lei Orgânica do Município de Cuiabá, promulga a seguinte Resolução:
Art. 1º Disciplinar os padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração, emissão, implementação e acompanhamento de Instruções Normativas a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura da Câmara Municipal de Cuiabá, objetivando a execução de procedimentos de controle.
Art. 2º Abrange todas as unidades da estrutura organizacional da Câmara Municipal de Cuiabá, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.
Art. 3º Instrução Normativa é o documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.
Art. 4º Manual de rotinas internas e procedimentos de controle consistem na coletânea de Instruções Normativas, englobando um conjunto de regras ou procedimentos escritos e formais para a execução e avaliação das atividades necessárias ao alcance de metas específicas e gerais, propostos pela Câmara Municipal em suas diversas áreas.
Art. 5º Fluxograma é a demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada Sistema Administrativo, que ilustra de forma sistêmica as informações entre os elementos que compõem o Processo, com a identificação das unidades executoras.
Art. 6º Sistema é o conjunto de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
Art. 7º Sistema Administrativo é o conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo Órgão Central, com o objetivo de atingir algum resultado.
Art. 8º Pontos de Controle são aspectos relevantes em um Sistema Administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum Procedimento de Controle.
Art. 9º Procedimentos de Controle são procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada Ponto de Controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o Patrimônio Público.
Art. 10 Sistema de Controle Interno é o conjunto de Procedimentos de Controle inseridos nos diversos Sistemas Administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela coordenação do Controle Interno.
Art. 11 A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Legislativo, no sentido de implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal de Cuiabá-MT, sobre o qual dispõem os artigos 74 da Constituição Federal, 59 da Lei Complementar nº 101/2000 e 8º da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso.
Art. 12 As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimento e do estabelecimento de Procedimentos de Controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da unidade responsável pela coordenação de Controle Interno na Câmara Municipal, decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Art. 13 Cabe à unidade que atua como Órgão Central de cada Sistema Administrativo, que passa a ser identificada como “Unidade Responsável” pela Instrução Normativa, a definição e formatação das Instruções Normativas inerente ao sistema.
Art. 14 As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a serem denominadas, “Unidades Executoras.
Art. 15 O Órgão Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsável pela Instrução Normativa), tem como atribuição:
I - promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do Controle Interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos das Instruções Normativas, a ser elaboradas;
II - obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e promover sua divulgação e implementação;
III - manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa.
Art. 16 Constitui atribuição das Unidades Executoras:
I - atender as solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto ao funcionamento de informações e à participação no processo de elaboração;
II - alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos Procedimentos de Controle e o aumento da eficiência operacional;
III - manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
IV - cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
Art. 17 Constitui atribuição da Unidade de Controle Interno:
I - prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
II - através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos Procedimentos de Controle inerentes a cada Sistema Administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;
III - organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
Art. 18 O formato das Instruções Normativas deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
I - na identificação: a numeração deverá ser única e seqüencial para cada Sistema Administrativo, como a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição, observando-se o seguinte formato: Norma Interna nº......., data da vigência XX/XX/XXXX;
II - indicação da versão: indica o número da versão do documento, atualizado após alterações, sendo considerada nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela unidade responsável pela coordenação do Controle Interno, for encaminhado à aprovação;
III – aprovação: a aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será sempre do Chefe do Legislativo, salvo delegação expressa deste, observando-se o seguinte formato: Formato da data: .../...../20...;
IV - ato de aprovação: a aprovação indica o tipo e número de ato que aprovou o documento original ou suas alterações e sempre que a Instrução Normativa motivar efeitos externos à administração, ou nas situações em que seja conveniente maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer por meio de Decreto Legislativo;
V - unidade responsável: informar o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa (Departamento, Diretoria ou denominação equivalente), que atua como Órgão Central do Sistema Administrativo a que se referem às rotinas de trabalho objeto do documento;
VI - no conteúdo: especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração e sempre que possível, deve ser indicado onde se inicia e onde termina a rotina de trabalho;
VII - abrangência: identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa devam ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada;
VIII - conceitos: têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização;
IX - base legal e regulamentar: indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa;
X - responsabilidades: esta seção destina-se à especificação das responsabilidades específicas da unidade responsável pela Instrução Normativa (Órgão Central do respectivo Sistema Administrativo) e das unidades executoras, inerentes à matéria objeto da normatização, não devendo ser confundidas com aquelas especificadas no item VI desta Resolução;
XI - procedimentos: tratam-se da descrição das rotinas de trabalho e dos Procedimentos de Controle;
XII - considerações finais: esta seção é dedicada à inclusão de orientação ou esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente, tais como medidas que poderão ser adotadas e/ou conseqüências para os casos de inobservâncias ao que está estabelecido na Instrução Normativa, situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido e Unidade ou pessoas autorizadas a prestarem esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução Normativa.
Art. 19 Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotadas em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo, e para cada uma, quais as atividades desenvolvidas para fins da elaboração do fluxograma.
Art. 20 Devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).
Art. 21 A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
I - início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação);
II - emissão de documentos;
III - ponto de decisão;
IV - junção de documentos;
V - ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.) além das atividades normais, inerente ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
Art. 22 As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação poderá ser genérica.
I - se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha subseqüente, e vice-versa;
II - procedimento idêntico deverá se adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas auxiliares;
III - o fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo;
IV - as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos;
V - deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma, incluindo-se neste caso, a especificação dos elementos obrigatórios em cada documento, a destinação das vias dos documentos, o detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo, a relação de documentos obrigatórios para a validação da operação os aspectos legais ou regulamentares a serem observados e os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc.);
VI - quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de “check list”, que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado;
VII - no emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos – DRH; Tribunal de Contas do Estado – TCE;
VIII - uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à unidade responsável pela coordenação do controle interno, que aferirá a observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis;
IX - devolvida a minuta pela unidade de coordenação do Controle Interno à unidade responsável pela Instrução Normativa, esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua divulgação e implantação.
Art. 23 As Instruções Normativas devem ser alteradas ou atualizadas sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim exigirem.
Art. 24 Independente da aprovação das adaptações que se fizerem necessárias nas Instruções Normativas, a Unidade competente comunicará oficialmente aos usuários envolvidos no processo, sempre que houver alterações na legislação vigente, normas técnicas ou administrativas, determinando prazo para adequação e implantação dos novos procedimentos.
Art. 25 Para toda e qualquer alteração ou atualização de procedimentos e rotinas normatizadas, a unidade administrativa competente deve protocolar a solicitação para elaborar a minuta da Instrução Normativa com as modificações necessárias, anexando o embasamento legal, técnico ou administrativo e encaminhá-la a Unidade de Controle Interno, sendo que após o encaminhamento, o processo segue no mesmo trâmite.
Art. 26 Caso haja direito fundamentado na Legislação Pátria e interesse da Unidade Administrativa em revogar a Instrução Normativa, deve-se proceder da seguinte forma:
I - protocolar a solicitação devidamente justificada na Unidade de Controle Interno que após análise, remeterá à Assessoria Jurídica para análise e emissão de parecer;
II - remeter ao Chefe do Legislativo ou para quem for delegado para rubrica e assinatura.
Art. 27 Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Unidade de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
Art. 28 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Gabinete da Presidência da Câmara Municipal de Cuiabá, Palácio Paschoal Moreira Cabral, em 09 de dezembro de 2009.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Cuiabá.